Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla kontaktów biznesowych

Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje na temat sposobu przetwarzania przez nas danych osobowych, określa podstawy prawne przetwarzania oraz sposoby zbierania i wykorzystywania danych osobowych a także przedstawia informacje na temat praw osób fizycznych.

ENSEMBLE³ sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, odbiorcy danych oraz okresy przechowywania czy prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych. Informacje szczegółowe znajdują się w sekcjach, które są dedykowane dla niektórych operacji przetwarzania danych.

Wykorzystujemy podane dane osobowe w celach określonych w poszczególnych sekcjach niniejszego dokumentu lub w innym celu, każdorazowo wskazanym w momencie rozpoczęcia przetwarzania danych przez ENSEMBLE³ sp. z o.o.

Bezpieczeństwo

Bardzo poważnie traktujemy bezpieczeństwo wszystkich posiadanych przez nas danych. Wdrożyliśmy ramowe polityki, procedury i szkolenia obejmujące ochronę danych, ich poufność i bezpieczeństwo i regularnie dokonujemy kontroli wprowadzonych środków bezpieczeństwa pod kątem ich adekwatności.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), informuję Panią/Pana, że:

Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨
ul. Wólczyńska 133
01-919 Warszawa (dalej jako ENSEMBLE³),

REGON: 386406355, NIP: 1182211096, KRS 0000858669;

ENSEMBLE³ powołała Inspektora Ochrony Danych (IOD). W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego dokumentu oraz sposobu i celów przetwarzania przez nas danych osobowych, prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem: iod@ensemble3.eu

Podstawa prawna przetwarzania

W zależności od celu wykorzystania danych, poszczególne procesy, operacje ich przetwarzania mogą być oparte na różnych podstawach prawnych. Dlatego każda sekcja zawiera odpowiednią informację o podstawach prawnych przetwarzania.

ODBIORCY DANYCH

Przekazujemy dane osobowe innym podmiotom tylko wtedy, gdy zezwalają nam na to przepisy. W takim przypadku przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania naszych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane przez ENSEMBLE³ sp. z o.o podmiotom współpracującym (odbiorcom), w szczególności naszym partnerom strategicznym a także podmiotom świadczącym usługi informatyczne, sprzedaży towarów i usług, rozliczania należności. Dodatkowo odbiorcą/ami danych osobowych mogą być organy państwowe oraz samorządowe w ramach realizacji swoich zadań lub prowadzonych postępowań na rzecz Administratora na podstawie przepisów prawa. Szczegółowe informacje mogą zostać przekazane po zgłoszeniu takiego zapotrzebowania;

Prawa osób fizycznych i sposób ich realizacji

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a administratorzy danych odpowiadają za wykonanie tych praw. W przypadku, gdy decyzja o sposobie i celu przetwarzania danych osobowych należy do nas, jesteśmy administratorem danych i mamy obowiązek realizacji praw osób, których dane dotyczą. W każdej sekcji podajemy dalsze informacje o prawach osób fizycznych oraz sposobie ich realizacji.

Skargi

Mamy nadzieję, że nie będzie takiej konieczności, lecz w przypadku chęci wniesienia skargi w sprawie przetwarzania przez nas danych osobowych, należy przesłać maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres iod@ensemble3.eu.

Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi. Osoby fizyczne mają również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zmiany niniejszego dokumentu

Uznajemy, że przejrzystość stanowi stały obowiązek, zatem będziemy regularnie dokonywać przeglądu i aktualizacji niniejszego dokumentu. Ostatnia aktualizacja niniejszego oświadczenia miała miejsce dnia 09.10.2022.

Osoby odwiedzające naszą stronę internetową

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) administrator danych osobowych informuje, a osoba, której dane dotyczą potwierdza przyjęcie.

Dane osobowe w tym procesie administrator będzie przetwarzał w następujących celach
i na następujących podstawach prawnych:

1. Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy ENSEMBLE³

2.   Cele przetwarzania:
a.   Monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania warunków korzystania ze strony internetowej;
b.   Administrowanie i zarządzanie naszą stroną, w tym potwierdzanie i poświadczenie tożsamości oraz zapobieganie uzyskaniu dostępu przez osoby nieupoważnione do zastrzeżonych części, treści premium lub innych usług dostępnych tylko dla zarejestrowanych użytkowników;
c.   Agregowanie danych do celów analizy i ulepszenia działania strony internetowej;
d.   Przekazanie informacji o działalności ENSEMBLE³, usługach i eventach, oraz innych informacji, które mogą zainteresować użytkowników;
e.   Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach sa dostepne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami informatycznymi, hosting/utrzymanie elektronicznych formularzy), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z zarządzaniem stroną internetową ENSEMBLE³;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4. Pliki "cookies" (tzw. „ciasteczka”) to małe pliki tekstowe, które są umieszczane w komputerze użytkownika, kiedy odwiedza witryny internetowe, aby pomóc w zapewnieniu bardziej spersonalizowanej obsługi. Stosowanie plików cookie jest obecnie standardem dla większości witryn internetowych. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookie, może nimi zarządzać i kontrolować je poprzez przeglądarkę. Przed zarejestrowaniem się na naszej stronie, trzeba zaakceptować działanie plików cookies. W przypadku dezaktywacji tych plików, inne funkcje strony mogą nie działać prawidłowo. Po zakończeniu wizyty na stronie, można usunąć pliki cookies z „historii przeglądania” (pamięci cache). Więcej informacji na ten temat znajduje się na naszej stronie dotyczącej cookies.
Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu wykasowania plików cookies, zgodnie z informacją podaną na stronie dotyczącej plików cookies. Po upływie tego okresu administrator będzie przechowywał dane osobowe, tylko jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń.

5.   W związku z przetwarzaniem danych osobowych - osób odwiedzających naszą stronę przysługują im następujące prawa:
a.   dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
b.   do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak bez ich podania niektóre funkcje strony internetowej mogą nie działać prawidłowo.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osób kontaktujących się z nami

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy ENSEMBLE³

Cele przetwarzania

1)   Udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego;
2)   Identyfikowanie potrzeb klientów;
3)   Administracja i zarządzanie naszą organizacją, w szczególności stroną internetową;

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawcy systemów informatycznych), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z udzieleniem odpowiedzi na pytanie;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4.   Dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego tj. Państwa, które nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na podstawie:
a.   art. 45 ust. 1 RODO – decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja);
b.   art. 46 ust. 2 lit. c) RODO – standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (w przypadku pozostałych państw).

5. Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu zakończenia sprawy, która jest przedmiotem zapytania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Po upływie wskazanych okresów administrator będzie przechowywał dane osobowe, jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń (o ile takie roszczenia będą przysługiwać którejkolwiek ze stron w związku z podjętym kontaktem).

6. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa: dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla odbiorców informacji handlowych oraz komunikacji marketingowej

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadnione interesy ENSEMBLE³

Cele przetwarzania

1) Marketing bezpośredni produktów i usług ENSEMBLE³;

2) Wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną, w szczególności newsletterów, zaproszeń na wydarzenia, publikacji ENSEMBLE³ informujących o działalności i zakresie usług ENSEMBLE³ oraz oferowania produktów i usług administratora.
3) Prowadzenie marketingu bezpośredniego za pośrednictwem telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (telefon).

Informacje handlowe będą przesyłane wyłącznie osobom, które wyraziły zgodę na otrzymywanie od ENSEMBLE³ informacji handlowych, w myśl art. 10 ust. 2 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Marketing bezpośredni za pośrednictwem telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (telefon) będzie prowadzony wyłącznie w stosunku do osób, które wyraziły zgodę na taką formę marketingu, zgodnie z art. 172 ust. 1 Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawcy systemów informatycznych), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z udzieleniem odpowiedzi na pytanie;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4. Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu do czasu rezygnacji z otrzymywania informacji handlowych ENSEMBLE³ lub wycofania zgody na wykorzystanie telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w celach marketingowych albo do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych współpracownikowi przysługują następujące prawa:
a. dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

b. do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników eventów / wydarzeń

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. a) zgoda

Cele przetwarzania

1) Organizacja i przeprowadzenie eventu / wydarzenia;
2) Zaproszenie do wzięcia udziału w rekrutacji do ENSEMBLE³ - dotyczy tylko wydarzeń, które przewidują możliwość wyrażenia chęci aplikowania do ENSEMBLE³;

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy administratora

Cele przetwarzania

1)   Udostępnienie danych osobowych organizatorowi / organizatorom eventu / wydarzenia w celach administracyjnych (np. poinformowanie o miejscu i czasie eventu / wydarzenia) - dotyczy sytuacji, gdy wydarzenie organizowane jest przez inny podmiot niż ENSEMBLE³;
2)   Marketing bezpośredni produktów i usług własnych ENSEMBLE³ (np. wysyłka newslettera, informowanie o wydarzeniach organizowanych przez ENSEMBLE³) - dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną lub komunikację telefoniczną w celach marketingowych;
3)   Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   organizatorowi, organizatorom/ partnerom wydarzenia (np. uczelni wyższej, współpracującym instytutom badawczym) - dotyczy sytuacji, gdy event / wydarzenie organizowane jest przez inny podmiot niż ENSEMBLE³;
b.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
c.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, utrzymanie elektronicznego formularza zgłoszenia uczestnictwa), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z organizacją i przeprowadzeniem eventu / wydarzenia przez administratora;
d.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4.   Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu:
a.   zakończenia eventu / wydarzenia lub wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych;
b.   rezygnacji z otrzymywania newslettera lub komunikacji marketingowej drogą telefoniczną - dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na wymienione wyżej działania;
c.   wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych - w przypadku wyrażenia chęci aplikowania do ENSEMBLE³.
Po upływie powyższych okresów administrator będzie przechowywał dane osobowe, jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń.

5.   W związku z przetwarzaniem danych osobowych uczestnikowi eventu / wydarzenia przysługują następujące prawa:
a.   dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
b.   prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych - zgodę można wycofać poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: iod@ensemble3.eu;

c. do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak bez ich podania nie będzie możliwe uczestnictwa w evencie / wydarzeniu. Podanie danych osobowych w pozostałym zakresie jest dobrowolne.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla gości odwiedzających siedzibę ENSEMBLE³

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek prawny przepisy dotyczące funkcjonowania poszczególnych organów państwa i/lub służb

Cel przetwarzania

Udostępnienie danych osobowych podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa (np. Policja, zakłady ubezpieczeń)

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadnione interesy administratora.

Cel przetwarzania

1) Zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego osób, mienia i informacji w obiektach użytkowanych przez ENSEMBLE³ poprzez prowadzenie księgi gości, stosowanie monitoringu wizyjnego oraz systemu kontroli dostępu;
2) Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami;

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   podmiotom współpracującym z ENSEMBLE³ w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób, mienia lub informacji na terenie biura ENSEMBLE³ np. zarządcy nieruchomości, firmy ochroniarskie, podmioty świadczące obsługę i utrzymanie systemów monitoringu wizyjnego;
b.   podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, takim jak: organy nadzoru, organy ścigania, zakłady ubezpieczeń czy sądy.

4.   Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ przez czas:
a.   do 3 miesięcy od daty dokonania ostatniego wpisu - w zakresie prowadzenia księgi gości;
b.   do 90 dni od czasu utrwalenia - w zakresie nagrań z systemu monitoringu wizyjnego i systemu kontroli dostępu.
Okresy te mogą zostać przedłużone w przypadku, gdy dane są przedmiotem postępowania sądowego, na czas trwania tych postępowań, a także w przypadku konieczności zabezpieczenia materiału dowodowego na czas trwania postępowań karnych.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa: dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w celu identyfikacji, w tym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego i systemu kontroli dostępu jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów ENSEMBLE³ w zapewnieniu bezpieczeństwa naszych biur lub wynika z realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Brak podania przez Panią/Pana danych osobowych, może skutkować odmową wstępu do siedziby, i pozostałych placówek ENSEMBLE³.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osób związanych z naszymi klientami oraz dostawcami

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. c) - obowiązki prawne ciążące na , ENSEMBLE³ które wynikają z:
-   art. 2 ust. 1 oraz art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
-   ustaw: o podatku od towarów i usług, o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o podatku dochodowym od osób prawnych;
-   właściwych przepisów prawa w danym zakresie usług, które nakazują zachowanie tajemnicy zawodowej

Cele przetwarzania

1)   Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do Klientów i Beneficjentów Rzeczywistych - dotyczy sytuacji, gdy ENSEMBLE³ jest instytucją obowiązaną do stosowania takich środków;
2)   Realizacja zobowiązań podatkowych ENSEMBLE³;
3)   Zachowanie tajemnicy zawodowej.

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy administratora.

Cele przetwarzania

1)   Umożliwienie świadczenie usług profesjonalnych na rzecz Klientów;
Dotyczy osób, które Klient wskazał w umowie jako osoby kontaktowe
2)   Zamawianie i otrzymywanie usług od Dostawców;
Dotyczy osób, które Dostawca wskazał w umowie jako osoby kontaktowe
3)   Zarządzanie relacjami z Klientami i Dostawcami;
4)   Rozwój działalności i usług ENSEMBLE³, w tym zarządzanie jakością;
5)   Identyfikowanie potrzeb Klientów;
6)   Administracja i zarządzanie naszą organizacją, w szczególności stroną internetową, systemami IT oraz aplikacjami biznesowymi;
7)   Analiza danych;
8)   Zarządzanie bezpieczeństwem oraz ocena ryzyka operacyjnego (np. poprzez analizę klientów lub weryfikację jakości Dostawców);
9)   Stosowanie się do wymogów organizacji zawodowych, do których ENSEMBLE³ należy;
10)   Marketing bezpośredni produktów i usług własnych np. przedstawianie aktualnych informacji branżowych, zapraszanie na wydarzenia organizowane przez administratora i informowanie o usługach ENSEMBLE³;
11)   Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami, w szczególności poprzez dokumentowanie zrealizowanych albo otrzymanych usług.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawcy systemów informatycznych), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z celami wskazanymi w pkt 2;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4. Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu zakończenia współpracy z Klientem lub Dostawcą. Po upływie tego okresu administrator będzie przechowywał dane osobowe, jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa: dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, a także do do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6.   Podanie danych osobowych jest:
a.   dobrowolne, lecz niezbędne do nawiązania i realizacji współpracy z ENSEMBLE³ - w zakresie celów realizowanych w ramach prawnie uzasadnionych interesów administratora danych oraz wykonania umowy;
b.   obowiązkowe - w zakresie celów przetwarzania realizowanych w oparciu o obowiązek prawny.

7. Źródłem danych osobowych jest reprezentowany podmiot (klient lub dostawca).

8. ENSEMBLE³ standardowo przetwarza następujące kategorie danych osobowych: imię, nazwisko, nazwa pracodawcy, stanowisko, służbowe dane kontaktowe (np. numer telefonu i adres e-mail). W niektórych przypadkach zakres przetwarzanych może być szerszy (np. stosując się do przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu czy świadcząc usługi doradztwa podatkowego). Wtedy osoby, których dane dotyczą są informowane o tym w odrębnej informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników rekrutacji

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:
1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. b) – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek prawny
art. 221 § 1 Kodeksu pracy oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej
(dotyczy wyłącznie osób, które aplikują na stanowisko związane z zawarciem umowy o pracę)

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda
jeżeli wskazane zostaną inne dane, niż wskazane w przepisach prawa pracy (np. dane podane dobrowolnie, zdjęcie w CV)

art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – zgoda
jeżeli aplikacja zawiera szczególne kategorie danych osobowych (dane wrażliwe)

art. 10 RODO - przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub państwa członkowskiego
jeżeli zatrudnienie na dane stanowisko wymaga podania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych

Cel przetwarzania

Przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego na oferowane stanowisko

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda

Cel przetwarzania

1) Udział w przyszłych rekrutacjach przeprowadzanych przez ENSEMBLE³C;
2) Wysyłanie powiadomień o ofertach pracy w ENSEMBLE³ oraz o wydarzeniach związanych z pracą, które organizowane są przez ENSEMBLE³ lub z udziałem ENSEMBLE³ (np. wystawy, targi pracy).

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora

Cel przetwarzania

Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawcy systemów informatycznych), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do rekrutacji;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4. Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³ do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego, a także przez okres 3 miesięcy od jego zakończenia (dla danych kandydatów którym nie złożono oferty zatrudnienia). W przypadku wyrażenia zgody na wzięcie udziału w przyszłych rekrutacjach do ENSEMBLE³ dane będą przechowane do czasu wycofania zgody.

5.   W związku z przetwarzaniem danych osobowych kandydatowi przysługują następujące prawa:
a.   dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
b.   do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych - zgodę można wycofać poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: iod@ensemble3.eu;
c.   do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6. Podanie danych osobowych, w zakresie określonym wymienionymi wyżej przepisami prawa pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

7.   W niektórych procesach rekrutacyjnych administrator korzysta z pomocy agencji rekrutacyjnych albo poszukuje kandydatów w portalu LinkedIn, wówczas:
a.   źródłem danych osobowych osoby ubiegającej się o stanowisko w ENSEMBLE³ jest agencja rekrutacyjna, w której osoba, której dane dotyczą, uczestniczyła w pierwszym etapie rekrutacji albo wskazane wyżej portale;
b.   kategorie danych osobowych, które przetwarza administrator są następujące: imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata oraz inne kategorie danych zawarte w dokumentach aplikacyjnych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, przekaże je dobrowolnie w trakcie procesu rekrutacji lub dane zostały upublicznione na wymienionym wyżej portalu.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla kontaktów biznesowych

Wykonując obowiązek zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy:
1. Administratorem danych osobowych jest ENSEMBLE³ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością̨ z siedzibą w Warszawie (01-919) przy ul. Wólczyńskiej 133 (dalej jako ENSEMBLE³ lub administrator).
2. Dane osobowe administrator będzie przetwarzał w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy administratora

Cele przetwarzania

1)   Marketing bezpośredni produktów i usług własnych ENSEMBLE³, w szczególności oferowanie naszych usług;
2)   Rozwój działalności i usług ENSEMBLE³;
3)   Przedstawianie informacji o ENSEMBLE³ i zakresie naszych usług;
4)   Identyfikowanie klientów o podobnych potrzebach;
5)   Analizy dotyczące np. trendów rynkowych, map relacji lub możliwości sprzedażowych;
6)   Podnoszenie jakości naszych usług;
7)   Wysyłka newslettera, informowanie o wydarzeniach organizowanych przez ENSEMBLE³ oraz zapraszanie na wydarzenia - dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną lub komunikację telefoniczną w celach marketingowych;
8)   Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.

3.   Dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim z wyjątkiem następujących odbiorców:
a.   partnerom strategicznym i podmiotom powiązanym z ENSEMBLE³. Informacje o naszych partnerach są dostępne pod niniejszym linkiem. na naszej stronie internetowej. Administrator może przekazać dane osobowe, tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, o których mowa w pkt 2;
b.   podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje w tym usługi IT, (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami, dostawca systemu CRM), w zakresie w jakim ma to zastosowanie do działań związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktu biznesowego;
c.   podmiotom upoważnionym przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania czy sądy.

4.   Dane osobowe będą przetwarzane przez ENSEMBLE³. do czasu:
a.   wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w pkt 2;
b.   rezygnacji z otrzymywania newslettera lub komunikacji marketingowej drogą telefoniczną - dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na wymienione wyżej działania;
Po upływie powyższych okresów administrator będzie przechowywał dane osobowe, jeżeli zobowiązany jest do tego na mocy przepisów prawa przez okres przewidziany w tych przepisach lub w celu realizacji uzasadnionych interesów przez okres przedawnienia roszczeń.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa: dostępu do danych osobowych, do sprostowania danych osobowych (aktualizacji), do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych a także do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

6. Podanie danych osobowych w każdym z celów wymienionych w pkt. 2 jest dobrowolne.